Tối ưu chuỗi cung ứng và dòng tiền trong doanh nghiệp sản xuất: Từ vật tư đến kế toán và tài sản

May 15, 2025
|

Chuỗi cung ứng và dòng tiền là hai mạch máu vận hành trong mọi doanh nghiệp sản xuất. Nếu chuỗi cung ứng không linh hoạt, doanh nghiệp sẽ đối mặt với tình trạng thiếu nguyên vật liệu, ngừng sản xuất hoặc tồn kho cao. Ngược lại, nếu dòng tiền không được kiểm soát, các kế hoạch sản xuất và đầu tư có thể bị đình trệ do thiếu nguồn lực tài chính.

Trong bối cảnh chi phí leo thang, thị trường biến động và vòng đời sản phẩm ngắn lại, việc tối ưu hai yếu tố này không còn là lựa chọn, mà là bắt buộc. Bài viết này sẽ đi sâu vào giải pháp quản lý chuỗi cung ứng – dòng tiền, và cách sử dụng phần mềm kế toán, quản lý doanh thu, công nợ và tài sản để đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định, bền vững.

Quy trình cung ứng vật tư – Nền tảng cho chuỗi sản xuất hiệu quả

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào then chốt của mọi doanh nghiệp sản xuất. Một quy trình cung ứng vật tư thiếu chuẩn hóa sẽ dẫn đến hậu quả như: đặt hàng trễ, tồn kho cao, vật tư không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, hoặc mất kiểm soát chi phí đầu vào.

Một quy trình cung ứng bài bản cần bao gồm:

  • Dự báo nhu cầu vật tư theo kế hoạch sản xuất.
  • Lập yêu cầu và phê duyệt đặt hàng.
  • Giao dịch với nhà cung cấp minh bạch và có cơ sở dữ liệu đối chiếu.
  • Kiểm tra – nghiệm thu khi hàng đến.
  • Nhập kho và cập nhật vào hệ thống.

Toàn bộ quy trình cần được số hóa và kết nối với kế toán để kiểm soát chi phí, lịch trình giao hàng và dòng tiền chi trả tương ứng.

Báo cáo đơn đặt hàng – Cầu nối giữa bộ phận thu mua và tài chính

Thông thường, phòng kế toán cần dữ liệu đầu vào rõ ràng để theo dõi công nợ và hạch toán chi phí. Trong khi đó, phòng thu mua lại cần dữ liệu để theo dõi hiệu quả đặt hàng, đánh giá nhà cung cấp và tối ưu ngân sách mua hàng.

Báo cáo đơn đặt hàng là tài liệu tổng hợp giúp gắn kết cả hai mục tiêu trên. Báo cáo này phản ánh:

  • Số lượng và giá trị đơn hàng đã được đặt trong kỳ.
  • Tình trạng thực hiện đơn hàng, tỉ lệ giao hàng đúng hẹn.
  • Đối chiếu giữa đơn đặt hàng – đơn giao hàng – phiếu nhập kho.
  • Tình trạng công nợ liên quan tới từng đơn hàng.

Thông qua báo cáo này, ban điều hành có thể đánh giá khả năng phối hợp giữa phòng mua hàng – kho – kế toán, đồng thời điều chỉnh chiến lược thu mua phù hợp với kế hoạch sản xuất.

Hệ thống kế toán cho doanh nghiệp sản xuất – Kiểm soát chi phí đến từng công đoạn

Doanh nghiệp sản xuất không thể quản lý hiệu quả nếu thiếu một hệ thống kế toán được thiết kế riêng cho đặc thù ngành. Một hệ thống kế toán thông thường không đủ khả năng phân bổ chi phí nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao máy móc… theo từng công đoạn sản xuất cụ thể.

Lúc này, phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp sản xuất sẽ phát huy tối đa vai trò:

  • Tự động tính giá thành theo từng lệnh sản xuất.
  • Theo dõi định mức tiêu hao nguyên vật liệu và chênh lệch thực tế.
  • Phân bổ chi phí sản xuất chung chính xác.
  • Kết nối dữ liệu mua hàng – kho – sản xuất – kế toán – bán hàng.

Khi kế toán được tích hợp vào toàn bộ chuỗi vận hành, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định điểm lãng phí, kiểm soát chi phí và tăng lợi nhuận.

Phần mềm thống kê doanh thu – Ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế

Một sai lầm lớn trong quản trị là đưa ra quyết định mua hàng hoặc đầu tư sản xuất mà không dựa trên sức mua thị trường. Khi doanh nghiệp thiếu công cụ theo dõi doanh thu thực tế, dễ dẫn đến sản xuất thừa, hàng tồn kho hoặc mất cơ hội kinh doanh.

Phần mềm thống kê doanh thu giúp doanh nghiệp:

  • Theo dõi doanh thu theo kênh, theo sản phẩm, theo khách hàng.
  • So sánh doanh thu thực tế và kế hoạch.
  • Phân tích xu hướng tăng trưởng, phát hiện điểm nghẽn trong bán hàng.
  • Ra quyết định sản xuất theo dữ liệu thị trường.

Khi dữ liệu doanh thu được cập nhật theo thời gian thực, bộ phận kế hoạch – sản xuất có thể điều chỉnh kịp thời, từ đó hạn chế lãng phí nguyên vật liệu và chi phí vận hành.

Phần mềm kế toán công nợ – Kiểm soát dòng tiền từ khách hàng

Bên cạnh doanh thu, công nợ là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Doanh nghiệp sản xuất thường bán hàng theo hợp đồng dài hạn, thanh toán từng đợt hoặc trả chậm. Nếu không có công cụ giám sát công nợ, việc thu hồi tiền sẽ gặp nhiều rủi ro và gây thiếu hụt nguồn lực cho các hoạt động khác.

Phần mềm kế toán công nợ giúp:

  • Quản lý nợ theo khách hàng, thời hạn, hợp đồng.
  • Cảnh báo các khoản nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn.
  • Phân tích tuổi nợ, xác định mức độ rủi ro theo từng đối tác.
  • Hỗ trợ nhắc nợ tự động, nâng cao hiệu quả thu hồi.

Khi dòng tiền vào được kiểm soát, doanh nghiệp có thể đầu tư tái sản xuất hoặc thanh toán công nợ đầu vào mà không phải phụ thuộc vào nguồn vốn bên ngoài.

Báo cáo tiêu hủy tài sản – Giảm thiểu chi phí ẩn và rủi ro kế toán

Tài sản cố định khi hư hỏng hoặc không còn sử dụng nếu không được xử lý kịp thời sẽ trở thành gánh nặng tài chính: vừa tốn chi phí bảo quản, vừa khiến số liệu tài chính không chính xác.

Báo cáo tiêu hủy tài sản hư hỏng là công cụ giúp:

  • Ghi nhận tình trạng tài sản không còn sử dụng được.
  • Đề xuất tiêu hủy, thanh lý hoặc điều chuyển.
  • Hạch toán giảm giá trị tài sản trên sổ sách.
  • Minh bạch hóa việc sử dụng tài sản trong doanh nghiệp.

Báo cáo này cũng giúp kiểm soát rủi ro kế toán trong các kỳ kiểm toán hoặc báo cáo thuế, đồng thời tái phân bổ nguồn lực hợp lý hơn.

Kết luận: Muốn phát triển bền vững – Hãy đồng bộ hóa từ vật tư đến dòng tiền

Quản trị chuỗi cung ứng và dòng tiền không thể tách rời trong doanh nghiệp sản xuất. Muốn phát triển bền vững, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống kế toán sản xuất chuyên biệt, chuẩn hóa quy trình cung ứng, cập nhật liên tục dữ liệu doanh thu, kiểm soát công nợ chặt chẽ và xử lý tài sản kịp thời.

Khi mọi mắt xích được kết nối bằng phần mềm và dữ liệu rõ ràng, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng lực phản ứng thị trường và khả năng sinh lời trong dài hạn.

Cùng chủ đề:

‍